Persuratan dan Arsip Sekolah: Surat, Nomor, dan Retensi Arsip

Surat dan arsip sekolah bukan urusan sampingan, karena dari sinilah sekolah bisa membuktikan keputusan, undangan, laporan, dan kesepakatan yang pernah dibuat. Artikel ini untuk tenaga tata usaha, operator, dan kepala sekolah yang mengelola surat masuk, surat keluar, penomoran, dan penyimpanan. Pembahasannya berhenti pada hal yang bisa dipastikan dari peraturan, lalu menunjuk dengan jelas bagian yang tidak diatur. Semua ketentuan dicek per Oktober 2026.

Peraturan apa yang mengatur persuratan dan arsip sekolah?

Dasar tertinggi adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan beserta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaannya, dan keduanya berstatus berlaku di JDIH BPK per Oktober 2026. Di bawahnya ada peraturan tentang tata naskah dinas, yaitu Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Pembagian peran yang perlu dipahami:

• UU 43/2009 Pasal 40 ayat (2). Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan.
• Peraturan ANRI 5/2021. Pasal 1 membatasi cakupan pada lembaga negara dan pemerintahan daerah, bukan lembaga swasta.
• Permendagri 1/2023. Mengatur tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah, dan menyerahkan penomoran pada peraturan perundang-undangan (Pasal 26).
• Permendikdasmen 2/2026. Berlaku sejak 7 Januari 2026, mencabut Permendikbud 3/2021, dan mengatur tata naskah dinas di lingkungan Kementerian. Teks pasalnya tidak menyebut sekolah atau satuan pendidikan. Salinan PDF yang kami baca juga berkepala “Rancangan”, jadi rujuk salinan resmi di JDIH bila mengutipnya.

Kesimpulannya: sekolah negeri milik pemerintah daerah umumnya merujuk tata naskah dinas daerah, dan status sekolah dalam struktur perangkat daerah ditentukan oleh pemerintah daerah. Tidak ada peraturan nasional tunggal yang menyatakan “format surat sekolah” secara khusus dalam sumber yang kami baca. Untuk sekolah swasta, peraturan tersebut tidak mewajibkan, tetapi dapat dijadikan acuan yang baik.

Bagaimana alur surat masuk yang tertib?

Alur surat masuk adalah menerima, mencatat, mengarahkan, dan menyampaikan, dengan satu pintu penerimaan. Peraturan ANRI 5/2021 Pasal 124 menyebut penerimaan naskah dipusatkan pada unit kearsipan atau unit kesekretariatan, dan surat yang diterima langsung oleh pegawai harus diregistrasi. Pasal 125 merinci tahapannya: penerimaan, pencatatan, pengarahan, dan penyampaian. Permendagri 1/2023 Pasal 67 menyebut pengendalian naskah masuk berupa pengagendaan, pengklasifikasian, dan pendistribusian, dengan penyimpanan oleh unit tata usaha.

Untuk sekolah, langkahnya:

1. Terima semua surat, termasuk yang tiba lewat guru atau kepala sekolah, di meja tata usaha untuk diregistrasi.
2. Cek amplop dan kelengkapan lampiran sebelum mencatat.
3. Catat di buku agenda: Pasal 127 ayat (4) menyebut nomor urut, tanggal terima, tanggal dan nomor naskah, asal, isi ringkas, unit yang dituju, dan keterangan.
4. Tandai kategori keamanan. Pasal 126 mengenal sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), dan biasa (B).
5. Arahkan ke kepala sekolah untuk disposisi, lalu salurkan ke penerima.
6. Minta bukti penyampaian. Pasal 129 menyebut bukti berupa buku ekspedisi atau lembar tanda terima.
7. Simpan surat asli di berkas, dan lacak sampai ada tindak lanjut.

Sarana pencatatan yang disebut Pasal 127 ayat (3) adalah buku agenda, kartu kendali, atau takah. Sekolah boleh memilih satu, asalkan konsisten. Format digital diizinkan sejauh datanya setara dengan yang diminta.

Bagaimana surat keluar dibuat dan dinomori?

Surat keluar dipusatkan di tata usaha, diperiksa, diberi nomor, lalu dicatat sebelum dikirim. Peraturan ANRI 5/2021 Pasal 132 meminta surat keluar diregistrasi dan diperiksa nomor, cap dinas, tanda tangan, alamat, dan lampirannya. Pasal 133 dan 134 mengatur pencatatan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan, termasuk buku agenda keluar. Permendagri 1/2023 Pasal 68 menempatkan pemberian nomor, tanggal, dan stempel pada unit tata usaha.

Untuk penomoran, Pasal 63 sampai 65 Peraturan ANRI 5/2021 menyebut unsur nomor:

• surat internal: kode klasifikasi, nomor, dan tahun terbit;
• surat eksternal: kategori klasifikasi keamanan, kode klasifikasi, nomor, dan tahun terbit.

Kode klasifikasi arsip yang dipakai sekolah negeri umumnya ditetapkan oleh daerah, dan kami tidak menemukan daftar kode nasional khusus untuk sekolah dalam sumber yang kami baca. Karena itu, jangan menyalin kode dari sekolah lain tanpa memeriksanya ke dinas pendidikan.

Beberapa ketentuan bentuk dari Permendagri 1/2023 yang lazim ditanyakan:

Hal	Ketentuan	Pasal
Kertas	HVS A4, paling rendah 70 gram	Pasal 28
Tinta ketik	Hitam	Pasal 30
Tanda tangan dan paraf	Biru tua	Pasal 30
Stempel	Ungu, merah untuk naskah rahasia	Pasal 30

Ketentuan ini berlaku untuk lingkungan pemerintah daerah. Sekolah negeri milik daerah umumnya mengikutinya, sedangkan sekolah swasta bebas menetapkan sendiri.

Apa saja yang termasuk arsip sekolah?

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk, dan UU 43/2009 Pasal 1 membedakan arsip dinamis, aktif, inaktif, dan vital. Arsip dinamis dipakai untuk kegiatan sehari-hari, arsip aktif masih sering digunakan, arsip inaktif frekuensi penggunaannya menurun, dan arsip vital adalah yang keberadaannya menentukan kelangsungan organisasi serta tidak dapat diperbarui bila hilang.

Di sekolah, contoh yang sering dimiliki adalah:

• surat masuk dan keluar beserta agenda,
• surat keputusan kepala sekolah dan berita acara,
• dokumen kurikulum, kalender, dan jadwal,
• berkas keuangan, belanja, dan laporan BOSP,
• data peserta didik, buku induk, dan rapor,
• berkas kepegawaian guru dan tenaga kependidikan,
• berkas sarana prasarana dan hibah.

Arsip vital khusus sekolah tidak didaftar dalam peraturan yang kami baca. Tentukan bersama dinas pendidikan atau yayasan dokumen mana yang tidak tergantikan bila hilang, misalnya buku induk dan bukti kepemilikan lahan, lalu simpan dengan pengamanan lebih.

Berapa lama arsip harus disimpan?

Lama simpan ditentukan oleh jadwal retensi arsip (JRA), dan sekolah tidak boleh menetapkannya sendiri sesuka hati. UU 43/2009 Pasal 47 ayat (1) dan (2) menyebut penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA. Pasal 48 mewajibkan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD memiliki JRA yang ditetapkan pimpinannya. PP 28/2012 Pasal 53 ayat (1) dan (2) menambahkan persetujuan Kepala ANRI, dan ayat (3) dan (4) mewajibkan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, dan organisasi kemasyarakatan memiliki JRA. Sekolah swasta tidak disebut dalam ayat tersebut.

Maka:

• Sekolah negeri. Pakai JRA pemerintah daerah. Minta daftar yang berlaku di daerah Anda kepada dinas pendidikan.
• Sekolah swasta. Minta pedoman dari yayasan. Sumber yang kami baca tidak menyebut kewajiban JRA bagi sekolah swasta.
• Retensi nasional khusus sekolah. Tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca.

PP 28/2012 Pasal 54 menyatakan retensi disusun berdasarkan pedoman retensi dari ANRI, sehingga JRA daerah semestinya mengikuti pedoman tersebut.

Bagaimana prosedur memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan?

Pemusnahan memerlukan prosedur tertulis dan tidak boleh dilakukan hanya karena ruang penyimpanan penuh. UU 43/2009 Pasal 51 ayat (1) mensyaratkan arsip tidak bernilai guna, habis masa retensi, berketerangan musnah menurut JRA, tidak dilarang peraturan, dan tidak terkait perkara. Ayat (3) menempatkan tanggung jawab pada pimpinan pencipta arsip, dan Pasal 52 ayat (1) melarang pemusnahan tanpa prosedur yang benar.

PP 28/2012 Pasal 66 menguraikan prosedur: panitia penilai arsip, daftar usul musnah oleh arsiparis, penilaian, persetujuan pimpinan, penetapan, pelaksanaan yang disaksikan sekurang-kurangnya dua pejabat dari unit hukum atau pengawasan, dan berita acara yang memuat daftar arsip. Pasal 69 menyebut untuk pemerintah daerah provinsi, pemusnahan arsip dengan retensi di bawah 10 tahun ditetapkan pimpinan perangkat daerah dengan pertimbangan tertulis panitia penilai dan persetujuan tertulis gubernur. Ketentuan serupa untuk kabupaten dan kota tidak kami baca rinciannya.

Praktik yang aman bagi sekolah negeri: kumpulkan daftar arsip yang diduga habis retensi, ajukan ke dinas pendidikan, dan tunggu keputusan tertulis. Hal ini juga berlaku untuk catatan siswa, termasuk catatan BK yang dibahas di artikel administrasi BK.

Apa daftar periksa persuratan dan arsip sekolah?

1. Tetapkan satu pintu penerimaan surat di tata usaha.
2. Pakai satu buku agenda masuk dan satu buku agenda keluar (atau lembar digital setara), dengan kolom sesuai Pasal 127 ayat (4).
3. Tanyakan ke dinas pendidikan: tata naskah dinas apa yang dipakai sekolah, kode klasifikasi apa, dan JRA mana.
4. Buat format nomor surat tertulis dan beri contoh agar semua guru memakai pola yang sama.
5. Minta tanda terima untuk surat yang dikirim keluar sekolah.
6. Pisahkan arsip aktif (yang masih dipakai) dari arsip inaktif, dan beri label tahun.
7. Simpan arsip vital pada tempat aman dan terkunci, dengan salinan bila memungkinkan.
8. Simpan surat permintaan jadwal retensi dan jawabannya sebagai bukti.
9. Jangan memusnahkan apa pun tanpa daftar usul musnah dan persetujuan tertulis.

Apa kesalahan umum dalam persuratan dan arsip sekolah?

Daftar berikut adalah pembacaan atas peraturan di atas, bukan statistik resmi.

• Surat diterima langsung guru atau kepala sekolah tanpa registrasi. Pasal 124 Peraturan ANRI 5/2021 meminta surat yang diterima langsung tetap diregistrasi.
• Nomor surat diberikan oleh banyak orang. Pasal 68 Permendagri 1/2023 menempatkan nomor pada unit tata usaha.
• Menganggap Permendikdasmen 2/2026 sebagai format surat sekolah. Peraturan itu untuk lingkungan Kementerian.
• Arsip dibuang atau dibakar saat pindah gudang. Pasal 52 ayat (1) UU 43/2009 melarang pemusnahan tanpa prosedur.
• Arsip digital hanya ada di satu laptop operator. Bila perangkat rusak atau operator berganti, riwayat hilang. Pembahasan serah terima ada di artikel akun operator sekolah.
• Berkas pribadi siswa dan pegawai bercampur dengan arsip umum. Data pribadi perlu penyimpanan yang aksesnya terbatas; lihat artikel pelindungan data pribadi siswa.
• Tidak ada bukti ketika mengirim surat ke wali murid atau dinas. Simpan tanda terima atau bukti kirim.

Untuk surat yang berkaitan dengan wali murid, bandingkan juga dengan kanal yang dibahas di artikel komunikasi sekolah dan orang tua.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain melengkapi, bukan menggantikan, buku agenda, arsip resmi, dan aplikasi persuratan yang diwajibkan dinas pendidikan. Yang dapat dibantu ada di sisi data siswa dan komunikasi: portal wali murid untuk informasi sekolah, hak akses per peran agar data siswa hanya terbuka bagi yang berwenang, serta rekap presensi yang dapat diekspor untuk dilampirkan pada laporan. Jika Anda ingin melihat bagaimana alurnya bekerja untuk sekolah Anda, jadwalkan demo.