Data Darurat Siswa: Apa yang Harus Terbuka Saat Gempa

Saat gempa berhenti, pertanyaan pertama bukan “siapa yang salah” melainkan “semua anak ada di mana”. Jawabannya hanya bisa diberikan cepat bila datanya sudah siap sebelum guncangan pertama: siapa hadir, di ruang mana mereka tadi, siapa yang butuh bantuan, dan siapa yang harus dihubungi. Menurut Sekretariat Nasional SPAB dalam siaran pers Kemendikdasmen 1 Maret 2026, lebih dari 50 persen satuan pendidikan di Indonesia terpapar lebih dari satu ancaman bencana. Artikel ini membahas data apa yang perlu bisa dibuka dalam lima menit pertama, apa yang diwajibkan peraturan, dan bagaimana mengujinya lewat simulasi. Angka “lima menit” di sini adalah patokan kerja kami untuk menguji kesiapan, bukan angka dari peraturan.

Apakah Permendikbud 33/2019 tentang SPAB masih berlaku?

Ya. Permendikbud 33/2019 tentang Penyelenggaraan Program Satuan Pendidikan Aman Bencana (SPAB) ditetapkan 23 September 2019 dan berlaku sejak diundangkan pada 22 Oktober 2019 (Pasal 38). JDIH BPK mencatat statusnya Berlaku, tanpa catatan pencabutan atau perubahan, pada saat kami memeriksanya 31 Oktober 2026.

Sasarannya satuan pendidikan formal dan nonformal di semua jenjang (Pasal 3), dengan ruang lingkup prabencana, saat darurat, dan pascabencana (Pasal 4). Pada 27 Februari 2026 Kemendikdasmen meluncurkan Panduan Implementasi Pendidikan Kebencanaan yang menambah arahan praktis, terutama untuk pembelajaran dan budaya tangguh bencana. Panduan itu bukan peraturan baru yang menggantikan Permendikbud 33/2019.

Apa kewajiban sekolah sebelum bencana?

Pasal 8 Permendikbud 33/2019 memberi daftar tanggung jawab sekolah pada masa prabencana. Yang paling berkaitan dengan data dan kesiapan operasional adalah sebagai berikut.

Ketentuan	Isi	Artinya untuk data sekolah
Pasal 8 huruf a, Pasal 9	Membentuk tim siaga yang terdiri atas pendidik, tenaga kependidikan, peserta didik, dan perwakilan komite	Daftar anggota tim dan nomor yang bisa dihubungi
Pasal 8 huruf c	Memutakhirkan data risiko bencana paling sedikit satu kali setahun	Jadwal pembaruan tahunan
Pasal 8 huruf d	Membuat peta risiko bencana dan jalur evakuasi	Peta per ruang dan titik kumpul
Pasal 8 huruf f	Menyusun SOP kedaruratan bencana	Siapa melakukan apa, urutan tindakan
Pasal 8 huruf j	Simulasi paling sedikit satu kali dalam satu semester	Kesempatan menguji data
Pasal 8 huruf o dan p	Evaluasi rutin dan laporan tahunan	Catatan hasil simulasi

Pasal 7 huruf d dan e menambahkan bahwa jalur evakuasi harus mudah diakses dan sekolah memiliki peralatan untuk kesiapsiagaan, simulasi, dan evakuasi. Panduan 2026 (Bab 4) menyarankan simulasi minimal dua kali setahun dengan ancaman yang berbeda. Bila ada selisih antara dua angka itu, pegang yang mengikat secara hukum sebagai batas bawah: sekali per semester.

Data apa yang harus bisa dibuka dalam 5 menit saat gempa?

Lima set data berikut. Peraturan tidak mendaftar kolom datanya, jadi ini rekomendasi kami yang diturunkan dari Pasal 8 dan Pasal 18, serta rencana keluarga di buku SPAB 2019 (kesepakatan siapa yang menjemput anak, nomor telepon darurat, dan tujuan evakuasi).

No	Set data	Isi minimal	Mengapa diperlukan
1	Daftar hadir hari ini per rombel	Nama, rombel, status hadir, jam masuk	Menentukan siapa yang harus dihitung di titik kumpul, bukan seluruh siswa terdaftar
2	Ruang dan jalur	Rombel pada jam itu di ruang mana, guru pengampu, titik kumpul dan jalur dari ruang tersebut	Menentukan siapa yang mengabsen kelompok mana dan ke mana kelompok itu bergerak
3	Kebutuhan khusus	Siswa disabilitas, kondisi medis yang memerlukan tindakan, alergi, obat rutin	Menentukan siapa yang perlu didampingi saat evakuasi
4	Kontak dan penjemput	Dua kontak darurat per siswa, nomor aktif, nama penjemput yang sah	Menghindari anak dibawa orang yang tidak berhak, dan mempercepat kabar ke keluarga
5	Kontak instansi dan tim siaga	112, BPBD, SAR, Damkar, puskesmas terdekat, anggota tim siaga	Panduan 2026 menyebut 112, SAR, BPBD, dan Damkar sebagai nomor darurat yang perlu dicatat

Perhatikan set nomor 1. Data induk menjawab “siapa terdaftar”, sedangkan saat gempa yang dibutuhkan adalah “siapa hadir sekarang”. Keduanya bisa berbeda karena siswa sakit, izin, atau terlambat. Jika presensi pagi baru masuk ke buku di ruang guru atau diisi siang hari, daftar itu tidak bisa dipakai pada pukul sepuluh. Lihat juga pembahasan rekap absensi siswa bulanan dan jumlah siswa per rombel agar angka rombel yang dipakai sama dengan angka di Dapodik.

Set nomor 2 sering terlewat. Gempa bisa terjadi saat pergantian jam, ketika murid tidak sedang berada di ruang yang tertera di jadwal. Sebaiknya jadwal pelajaran dapat dibuka per jam, dan kelas yang berada di lapangan olahraga, laboratorium, atau bengkel punya titik kumpul sendiri.

Bagaimana menyusun “kartu 5 menit” per rombel?

Susun satu lembar per rombel yang berisi lima set data tadi, lalu simpan dua salinan: dalam sistem dan di luar sistem. Salinan cetak diperlukan karena listrik dan sinyal bisa terputus. Pasal 8 huruf h dan i mewajibkan sekolah menyediakan peralatan kesiapsiagaan dan memeliharanya; tas siaga berisi kartu per rombel bisa menjadi bagian dari itu.

Contoh susunan kartu (rekomendasi praktik):

Kolom	Contoh pengisian
Rombel dan ruang	Sesuai jadwal jam berjalan; sertakan ruang alternatif
Titik kumpul dan jalur	Nama titik, arah keluar dari ruang
Nama siswa	Urut sesuai daftar hadir
Hadir	Diisi dari presensi hari itu
Penanda bantuan	Kode singkat, misalnya A (perlu pendamping), M (kondisi medis), tanpa menuliskan diagnosis di kartu
Kontak 1 dan kontak 2	Nomor dan hubungan dengan siswa
Penjemput sah	Nama dan hubungan
Ceklis di titik kumpul	Ditemukan, belum ditemukan, dijemput (jam)

Prosedur hitung di titik kumpul dapat dituliskan dalam SOP (Pasal 8 huruf f): guru yang mengajar pada jam itu mengabsen rombelnya, melaporkan jumlah ke koordinator tim siaga, dan menandai siswa yang belum ditemukan. Susunan prosedur lain, seperti siapa yang memeriksa ruang, perlu mengikuti arahan BPBD atau pemadam kebakaran setempat.

Untuk tindakan saat guncangan, panduan 2026 mencantumkan perlindungan diri dengan gerakan Drop, Cover, Hold on (merunduk, berlindung, bertahan). Latihan gerakan itu dapat digabung dengan simulasi hitung di titik kumpul.

Siapa yang boleh membuka data kesehatan dan kontak siswa?

Hanya orang yang memerlukannya untuk keselamatan, dan sebatas yang diperlukan. UU 27/2022 Pasal 4 ayat (2) menggolongkan data dan informasi kesehatan serta data anak sebagai data pribadi spesifik; Pasal 26 mengatur data pribadi penyandang disabilitas secara khusus; Pasal 25 mensyaratkan persetujuan orang tua atau wali untuk pemrosesan data anak; dan Pasal 39 ayat (1) mewajibkan pengendali data mencegah akses yang tidak sah.

Praktik yang bisa dipakai:

• Kartu di titik kumpul hanya memuat penanda singkat, bukan diagnosis. Rincian medis disimpan terpisah, misalnya di UKS atau guru BK.
• Minta persetujuan tertulis orang tua atau wali saat mengumpulkan data kesehatan dan kontak, dengan penjelasan tujuannya.
• Batasi akses sistem menurut peran: tim siaga membuka daftar hadir dan kontak, hanya petugas tertentu yang membuka data kesehatan.
• Lakukan pembaruan tahunan. Pasal 8 huruf c mengatur pemutakhiran data risiko bencana minimal setahun sekali; menyelaraskan pembaruan data kontak dengan jadwal itu membuatnya mudah diingat.

Kontak yang tidak aktif adalah titik lemah yang mudah diduga: nomor berganti, orang tua pindah, wali berganti. Uji sebagian nomor secara acak setelah simulasi. Lihat mutasi siswa pindah sekolah untuk memastikan siswa yang sudah pindah tidak masih tercantum di kartu.

Bagaimana simulasi menguji kesiapan data?

Gunakan simulasi tahunan atau semesteran untuk mengukur data, bukan hanya gerakan. Pasal 8 huruf j mewajibkan simulasi paling sedikit satu kali per semester, dan Pasal 8 huruf o meminta evaluasi rutin. Berikut ukuran yang bisa dicatat sebagai bahan evaluasi (rekomendasi praktik):

Ukuran	Cara mencatat	Pertanyaan evaluasi
Waktu sampai kartu tiap rombel di tangan guru	Stopwatch dari bunyi tanda bahaya	Apakah kartu bisa dibuka tanpa listrik?
Waktu sampai seluruh siswa terhitung	Dari tanda bahaya sampai koordinator menerima semua laporan jumlah	Rombel mana yang paling lambat dan mengapa?
Selisih jumlah hadir dan jumlah terhitung	Bandingkan daftar hadir dengan hasil absen di titik kumpul	Apakah presensi sudah masuk sebelum simulasi?
Kontak yang tidak tersambung	Uji hubungi beberapa kontak secara acak setelah simulasi	Berapa nomor yang sudah tidak aktif?
Kebutuhan khusus tertangani	Apakah siswa yang memerlukan pendamping benar-benar didampingi	Siapa pendampingnya dan siapa penggantinya?
Dokumentasi	Catat tanggal, ancaman yang disimulasikan, temuan, tindak lanjut	Dimasukkan ke laporan tahunan (Pasal 8 huruf p)

Skenario simulasi sebaiknya bervariasi: saat jam belajar, saat istirahat, saat pergantian jam, dan saat sebagian guru tidak di tempat. Tim siaga sekolah beranggotakan pendidik, tenaga kependidikan, peserta didik, dan perwakilan komite (Pasal 9), sehingga perwakilan siswa dan komite dapat ikut menilai.

Apa yang harus dilaporkan setelah bencana?

Pasal 18 mengatur lima hal: melaporkan dampak dan kebutuhan kepada pemerintah daerah atau pos pendidikan, mengidentifikasi dan melaporkan peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan yang mengungsi atau pindah dari wilayah, menjalankan kegiatan darurat, memberi dukungan psikososial, dan membuat laporan berkala. Butir kedua adalah alasan lain mengapa daftar hadir dan kontak harus mutakhir: sekolah perlu tahu siapa yang masih berada di wilayah dan siapa yang tidak.

Sebagai contoh bagaimana data dilaporkan, dashboard Seknas SPAB dan BNPB untuk satuan pendidikan terdampak gempa bumi Flores NTT 2026 memuat kategori seperti kerusakan ruang kelas, korban dan pengungsi warga satuan pendidikan, rumah warga sekolah yang rusak, kebutuhan pemulihan, dan moda pembelajaran darurat. Sekolah yang sudah menyimpan data induk dan kontak dengan rapi lebih mudah mengisi formulir semacam itu. Dashboard tersebut juga membedakan berkas ekspor publik tanpa nama dan nomor kepala sekolah dari berkas internal, praktik yang layak ditiru sekolah ketika membagikan data ke pihak luar.

Apa kesalahan umum sekolah?

1. Mengandalkan data terdaftar, bukan data hadir. Yang dihitung di titik kumpul adalah siswa yang hadir hari itu.
2. Menyimpan kontak hanya satu nomor. Siapkan dua kontak dan perbarui setiap tahun.
3. Menaruh diagnosis di kartu yang beredar. Gunakan kode singkat.
4. Menyimpan semua data hanya di komputer ruang tata usaha. Jika gedung itu tidak bisa dimasuki, data ikut tidak bisa dibuka.
5. Simulasi hanya berupa gerakan. Tidak ada pengukuran waktu, tidak ada catatan temuan.
6. Tidak menyertakan siswa dan komite. Pasal 9 memasukkan keduanya dalam tim siaga.
7. Titik kumpul tidak sesuai ancaman. Titik kumpul untuk gempa bisa berbeda dari banjir; peta risiko per ancaman diatur dalam Pasal 8 huruf d.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak menggantikan SOP kedaruratan, tas siaga, atau koordinasi dengan BPBD, dan tidak dimaksudkan menjadi satu-satunya sumber data saat listrik padam. Yang dapat dibantu adalah penyiapan data sebelumnya. Data induk siswa dan rombel diimpor dari Dapodik dengan pratinjau, modul Kehadiran mencatat presensi siswa harian sehingga daftar hadir hari itu tersedia, jadwal pelajaran menunjukkan rombel dan guru pada tiap jam, dan akses berbasis peran membatasi siapa yang dapat membuka data siswa. Cetak kartu atau ekspor daftar dari data itu sebelum simulasi, lalu simpan salinan fisik di tempat yang disepakati tim siaga.

Untuk melihat apakah data sekolah Anda sudah cukup rapi untuk keperluan ini, jadwalkan demo.