Siswa Keluar atau Wafat: Status dan Dokumen di Dapodik

Siswa yang berhenti sekolah di tengah semester adalah kejadian yang pasti dialami hampir semua sekolah, tetapi pencatatannya sering tertinggal. Wali kelas tahu siswa itu sudah tidak datang, sementara di Dapodik namanya masih aktif di rombel, masih terhitung di jumlah murid, dan masih muncul di daftar pengusulan bantuan. Artikel ini menjelaskan pilihan status keluar di Dapodik, tanggung jawab sekolah menurut juknis data pendidikan, apa yang dikatakan aturan tentang siswa yang dikeluarkan, dan dokumen yang sebaiknya disimpan. Untuk perpindahan antarsekolah, baca mutasi siswa pindah sekolah; artikel ini fokus pada keluar selain mutasi.

Apa saja status keluar siswa di Dapodik?

Ada tujuh alasan keluar yang tersedia pada tabulasi Registrasi Peserta Didik, tepatnya di isian “Diisi saat sudah keluar”. Daftar itu tertulis di Panduan Lengkap Aplikasi Dapodik versi 2026 (bagian Registrasi Peserta Didik, pendaftaran masuk dan keluar), dengan penjelasan berikut:

Alasan keluar	Arti menurut panduan
Lulus	Hanya untuk jenjang yang tidak memakai kelulusan bersama oleh pusat, misalnya KB, TPS, SPS, TKA, dan PKBM yang bukan tingkat akhir. Pilihan ini muncul bila siswa sudah berada dalam rombel.
Mutasi	Siswa pindah ke sekolah lain dalam satu jenjang. Data hanya dapat ditarik sekolah penerima dengan jenjang yang sama.
Dikeluarkan	Siswa keluar secara sepihak oleh sekolah karena alasan tertentu.
Mengundurkan diri	Siswa keluar secara sepihak oleh siswa sendiri karena alasan tertentu.
Putus sekolah	Siswa memutuskan berhenti sekolah.
Wafat	Siswa meninggal dunia.
Hilang	Tidak ada kabar dari siswa maupun wali murid.

Helpdesk Dapodik pada halaman “Registrasi Peserta Didik” (dipublikasikan 12 Juli 2022) menjadi rujukan lain untuk tabulasi yang sama. Panduan versi 2026 itu sendiri dibuat pada Juli 2025, jadi tampilan menu pada aplikasi versi terbaru dapat sedikit berbeda.

Panduan Aplikasi Dapodik versi 2027 (versi 1.0, Juli 2026) menyebut menu Peserta Didik mencakup registrasi, mutasi masuk, mutasi keluar, dan kelulusan. Panduan itu juga menegaskan bahwa pengisian data peserta didik harus mengacu pada dokumen resmi yang dimiliki peserta didik. Teks panduan yang kami baca tidak merinci ulang tujuh alasan keluar di atas, sehingga pilihan di aplikasi sebaiknya dicek langsung di versi yang Anda pakai.

Siapa yang bertanggung jawab atas pencatatan siswa yang keluar?

Kepala satuan pendidikan bertanggung jawab atas kebenaran dan kemutakhiran data, dan operator mengerjakan pengisiannya. Kepmendikbudristek Nomor 303/M/2022 tentang Petunjuk Teknis Data Pendidikan, Lampiran Bagian E.3.a, menyebut kepala satuan pendidikan bertugas antara lain:

1. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan, kebenaran, kemutakhiran, dan keakuratan data pendidikan (angka 1).
2. Memastikan data yang dikirim sesuai kondisi riil di satuan pendidikan (angka 2).
3. Menerapkan prosedur pemutakhiran data penerimaan peserta didik baru serta mutasi masuk dan mutasi keluar peserta didik, sesuai administrasi dan prosedur teknis pada aplikasi Dapodik (angka 3).
4. Menandatangani surat pertanggungjawaban keabsahan data yang diinput (angka 6).
5. Menyinkronkan data dan memeriksa hasil pengiriman ke server paling sedikit satu kali dalam satu semester (angka 8).

Operator pendataan, menurut Bagian E.3.b, menginput data ke dalam aplikasi dan melaporkan secara berkala kepada kepala tata usaha atau kepala satuan pendidikan. Artinya siswa yang sudah keluar tetapi masih tercatat aktif bukan sekadar kelalaian administratif: data itu tidak lagi sesuai kondisi riil, dan tanggung jawabnya ada pada kepala sekolah.

Bagian F angka 2 huruf a angka 4) dan 5) yang sama menyebut pemutakhiran data dilakukan sejak awal sampai akhir semester setiap ada perubahan, dan paling sedikit sekali per semester. Jadi pencatatan keluar tidak perlu menunggu akhir semester; catat saat kejadiannya terkonfirmasi.

Mengapa status keluar penting bagi sekolah?

Status keluar menentukan apakah seorang siswa masih dihitung sebagai murid aktif, dan sejumlah ketentuan bantuan bersandar pada data aktif itu. Beberapa contoh yang tertulis di aturan:

• Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang juknis BOSP mensyaratkan penerima reguler memperbarui Dapodik sesuai kondisi riil paling lambat 31 Agustus tahun anggaran sebelumnya (Pasal 5 huruf b untuk BOP PAUD Reguler, Pasal 9 huruf b untuk BOS Reguler, Pasal 15 huruf b untuk BOP Kesetaraan Reguler).
• Jumlah murid sebagai dasar penghitungan BOS Reguler diambil dari data Dapodik tanggal 31 Agustus tahun anggaran sebelumnya (Pasal 25 ayat 3), dengan murid yang memiliki NISN dan berusia paling rendah 7 tahun serta belum 25 tahun.
• Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2026 tentang Program Indonesia Pintar mensyaratkan penerima terdata sebagai murid aktif pada Dapodik (Pasal 9 ayat 1 huruf b).

Teks aturan tidak menjelaskan secara rinci bagaimana setiap alasan keluar memengaruhi penghitungan di sistem. Yang bisa dipastikan hanya prinsipnya: data harus sesuai kondisi riil dan murid yang diperhitungkan adalah murid yang tercatat aktif pada tanggal acuan. Siswa yang sebenarnya sudah tidak bersekolah pada 31 Agustus tetapi masih tercatat aktif membuat data tidak sesuai kondisi riil. Jadwal tanggal acuan dibahas di jadwal pemutakhiran Dapodik dan cut-off semester.

Bagaimana langkah mencatat siswa mengundurkan diri atau putus sekolah?

Mulai dari memastikan fakta dan kesepakatan dengan orang tua atau wali, baru mengisi alasan keluar di Registrasi Peserta Didik. Urutan berikut adalah saran praktik yang disusun dari panduan Dapodik dan juknis; aturan nasional tidak mengatur langkahnya satu per satu:

1. Wali kelas menghubungi orang tua atau wali dan mencatat tanggal serta isi percakapan.
2. Bila siswa mengundurkan diri, mintalah surat permohonan tertulis dari orang tua atau wali, lalu simpan.
3. Bila siswa pindah sekolah, jangan memilih mengundurkan diri; gunakan mutasi agar sekolah penerima dapat menarik data.
4. Kepala sekolah menandatangani berita acara atau keputusan internal yang menyebut tanggal dan alasan.
5. Operator membuka tabulasi Registrasi Peserta Didik, memilih siswa, mengisi isian “Diisi saat sudah keluar” dengan tanggal dan alasan yang sesuai.
6. Operator mengeluarkan siswa dari rombel yang masih aktif, menjalankan validasi, lalu sinkronisasi.
7. Arsipkan dokumen di map siswa dan catat nomor surat keluar bila sekolah memberi surat keterangan.

Sebelum memilih “Putus sekolah” atau “Hilang”, sekolah sebaiknya sudah menempuh upaya menghubungi keluarga. Pedoman deteksi dan tindak lanjut ada di deteksi dini anak putus sekolah, dan pola ketidakhadiran panjang dibahas di siswa sering tidak masuk sekolah.

Bagaimana dengan siswa yang dikeluarkan dari sekolah?

Status “Dikeluarkan” ada di Dapodik, tetapi aturan nasional yang kami baca tidak memberikan dasar yang tegas untuk memakainya sebagai sanksi, dan justru menekankan hak pendidikan murid. Permendikdasmen Nomor 6 Tahun 2026 tentang Budaya Sekolah Aman dan Nyaman ditetapkan 8 Januari 2026. JDIH BPK mencatatnya berlaku mulai 9 Januari 2026 dan mencabut Permendikbudristek Nomor 46 Tahun 2023 tentang Pencegahan dan Penanganan Kekerasan di Lingkungan Satuan Pendidikan.

Pasal 23 mengatur pelanggaran tata tertib atau kode etik ditangani sekolah melalui Penanganan Pelanggaran Kolaboratif, yang diutamakan untuk melindungi korban, memberi edukasi kepada pelanggar, dan memulihkan keamanan. Pasal 24 menetapkan pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan ditindaklanjuti lewat mekanisme rujukan. Pasal 26 ayat (1) menyatakan proses penanganan dugaan pelanggaran yang melibatkan murid dilakukan tanpa mengakibatkan terputusnya hak pendidikan murid.

Kami tidak menemukan pasal yang menyebut kata “dikeluarkan” sebagai jenis sanksi dalam peraturan itu, dan kami tidak menemukan aturan nasional lain yang mengatur syarat dan prosedur mengeluarkan murid. Karena itu:

• Jangan memakai status “Dikeluarkan” tanpa dasar tertulis yang jelas dan tanpa berkonsultasi dengan dinas pendidikan (saran praktik).
• Bila tata tertib sekolah memuat pengeluaran murid, periksa kesesuaiannya dengan Permendikdasmen 6 Tahun 2026 (saran praktik).
• Pastikan keputusan melibatkan orang tua atau wali dan menyebut jalur lanjutan agar murid tetap dapat bersekolah, misalnya pemindahan ke sekolah lain (saran praktik).

Bila murid pindah ke sekolah lain atas kesepakatan, pencatatan yang tepat adalah mutasi, bukan dikeluarkan.

Bagaimana mencatat siswa yang meninggal dunia?

Pilih alasan keluar “Wafat” pada Registrasi Peserta Didik, lalu ajukan penonaktifan NISN lewat verval peserta didik bila diperlukan. Kepmendikbudristek 303/M/2022 Lampiran Bagian F angka 2 huruf b angka 3) huruf b) menyebut kriteria penonaktifan NISN oleh Walidata dilakukan terhadap peserta didik yang terdata wafat di aplikasi Dapodik Manajemen Satuan Pendidikan.

Tahapannya menurut lampiran itu: satuan pendidikan membuat daftar peserta didik yang wafat, mengajukan permohonan penonaktifan NISN dengan melampirkan daftar itu dan surat keterangan kematian dari pemerintah daerah setempat melalui aplikasi Verifikasi dan Validasi Peserta Didik, lalu Walidata memeriksa dan menonaktifkan NISN dengan mengubah status keaktifan menjadi tidak aktif. Permohonan yang tidak valid dikembalikan ke satuan pendidikan.

Beberapa hal praktis (saran praktik): sampaikan belasungkawa terlebih dahulu sebelum meminta dokumen, jangan membagikan nama almarhum atau penyebab kematian di grup umum, dan simpan salinan surat keterangan di tempat yang akses perannya terbatas. Prinsip pelindungan data siswa dibahas di pelindungan data pribadi siswa. Detail NISN ada di NISN: cek dan perbaikan data.

Dokumen apa yang sebaiknya disimpan untuk setiap status keluar?

Aturan yang kami baca hanya menyebut dua dokumen eksplisit: surat keterangan kematian dari pemerintah daerah untuk penonaktifan NISN, dan surat keterangan pindah atau keluar yang dicetak dari aplikasi Dapodik Manajemen Satuan Pendidikan untuk mutasi (Lampiran Kepmendikbudristek 303/M/2022, tahapan pemutakhiran karena perpindahan atau mutasi). Untuk status lain, daftar dokumen tidak ditemukan di sumber resmi. Tabel berikut adalah saran praktik agar sekolah punya bukti bila data dipertanyakan.

Status	Dokumen yang disarankan
Mengundurkan diri	Surat permohonan orang tua atau wali, catatan komunikasi wali kelas, berita acara
Putus sekolah	Catatan upaya penjangkauan, hasil kunjungan atau panggilan, keputusan kepala sekolah
Hilang	Catatan upaya menghubungi siswa dan wali, tanggal terakhir hadir (dari rekap presensi)
Dikeluarkan	Keputusan tertulis, dasar tata tertib, bukti pelibatan orang tua, bukti penyaluran ke sekolah lain bila ada
Wafat	Surat keterangan kematian dari pemerintah daerah, daftar siswa wafat untuk pengajuan NISN
Lulus (jenjang tertentu)	Dokumen kelulusan sesuai jenjang

Rekap presensi harian membantu menentukan tanggal terakhir hadir, yang berguna untuk status hilang dan putus sekolah. Pembahasan rekapnya ada di rekap absensi siswa bulanan.

Apa kesalahan yang sering terjadi?

Kesalahan yang paling sering adalah menunda pencatatan sampai akhir semester dan memilih alasan keluar yang tidak sesuai kenyataan. Daftar kesalahan, sebagian dari panduan dan sebagian dari pengalaman operasional (saran praktik):

• Siswa pindah sekolah dicatat mengundurkan diri, sehingga sekolah tujuan tidak bisa menarik datanya.
• Siswa sudah tidak hadir sejak lama tetapi masih tercatat aktif di rombel pada tanggal acuan.
• Siswa wafat tidak dicatat, dan NISN tidak diajukan penonaktifannya.
• Status “Dikeluarkan” dipakai tanpa keputusan tertulis dan tanpa mempertimbangkan hak pendidikan murid.
• Pilihan “Lulus” dicari pada jenjang yang kelulusannya diatur pusat, padahal panduan menyebutnya hanya untuk jenjang tertentu.
• Dokumen sumber disimpan di ponsel operator pribadi, bukan di arsip sekolah.
• Tanggal keluar tidak sama antara berita acara, rombel, dan Dapodik.

Ketentuan apa yang diperiksa per Oktober 2026?

Yang berlaku untuk pencatatan adalah Kepmendikbudristek 303/M/2022 sebagai juknis data pendidikan, Panduan Lengkap Aplikasi Dapodik versi 2026 dan Panduan Dapodik 2027 untuk operasional aplikasi, serta Permendikdasmen 6/2026 untuk penanganan pelanggaran murid. Permendikdasmen 8/2026 mengganti Permendikdasmen 8/2025 untuk juknis BOSP (Pasal 75 peraturan 8/2026 mencabut peraturan 8/2025), sedangkan Permendikdasmen 6/2026 mencabut Permendikbudristek 46/2023. Kepmendikbudristek 303/M/2022 masih menjadi salah satu dasar dalam Surat Edaran Dirjen Nomor 0001 Tahun 2026 tentang pemutakhiran data semester ganjil 2026/2027.

Hal yang tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca:

• Daftar dokumen wajib untuk alasan keluar mengundurkan diri, putus sekolah, hilang, dan dikeluarkan.
• Batas waktu mengisi alasan keluar sejak kejadian; yang ada hanya kewajiban memutakhirkan paling sedikit sekali per semester dan batas 31 Agustus untuk data penentu bantuan.
• Aturan nasional yang secara tegas mengatur syarat dan prosedur status “Dikeluarkan”.
• Rincian bagaimana tiap alasan keluar dihitung pada penghitungan BOSP atau PIP di sistem pemerintah.
• Apakah daftar tujuh alasan keluar identik pada Dapodik versi 2027, karena teks Panduan 2027 yang kami baca tidak merinci daftar itu.

Untuk hal-hal itu, minta penjelasan tertulis dari dinas pendidikan dan simpan jawabannya.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak menggantikan Dapodik: status keluar siswa dan penonaktifan NISN tetap dikerjakan di Dapodik dan verval peserta didik. Di sisi sekolah, data siswa dan rombel dapat diimpor dari Dapodik dengan pratinjau sebelum disimpan, dan semua modul membaca data yang sama. Presensi siswa lewat geolokasi atau QR menghasilkan rekap harian dan bulanan yang dapat diekspor, sehingga tanggal terakhir hadir dapat ditelusuri. Catatan BK diatur dengan akses per peran. Untuk melihat alurnya, jadwalkan demo.