Study Tour dan Karyawisata Sekolah: Aturan, Izin, Persiapan

Study tour dan karyawisata sering terasa seperti urusan panitia, padahal dari sisi sekolah ia menyangkut empat hal sekaligus: izin dinas, biaya yang ditanggung orang tua, keselamatan perjalanan, dan data murid yang dibawa keluar gerbang. Aturannya tidak seragam. Artikel ini menjelaskan apa yang bisa dipastikan dari sumber resmi, apa yang berbeda antardaerah, dan dokumen apa yang sebaiknya sudah tersimpan sebelum rombongan berangkat. Isinya berdasarkan sumber yang kami baca per Oktober 2026 dan bukan nasihat hukum. Bagian yang bukan kutipan aturan diberi label saran praktik.

Apakah ada aturan nasional yang khusus mengatur study tour?

Tidak ditemukan pedoman nasional tertulis yang khusus mengatur study tour atau karyawisata di sumber resmi yang kami periksa, jadi sekolah harus bertumpu pada peraturan umum dan edaran daerah. Kami mencari di laman Kemendikdasmen dan JDIH BPK; hasilnya adalah peraturan yang menyentuh kegiatan di luar sekolah secara umum, bukan ketentuan tentang study tour. Bila Anda menemukan pedoman nasional yang lebih baru, utamakan itu dan abaikan bagian ini.

Konsekuensinya praktis: kata “boleh” atau “dilarang” yang Anda dengar di media sering berasal dari satu provinsi atau kabupaten, bukan dari seluruh Indonesia. Sebelum menerima atau menolak rencana study tour, minta edaran tertulis dari dinas pendidikan provinsi dan kabupaten atau kota, termasuk pengawas atau cabang dinas yang membina sekolah Anda.

Apa yang dikatakan Permendikdasmen 6/2026 tentang kegiatan di luar sekolah?

Permendikdasmen Nomor 6 Tahun 2026 tentang Budaya Sekolah Aman dan Nyaman, ditetapkan 8 Januari 2026, menyatakan dalam Pasal 9 huruf b bahwa budaya sekolah aman dan nyaman berlaku juga di lokasi kegiatan pembelajaran di luar lingkungan sekolah. Peraturan itu mencabut Permendikbudristek 46 Tahun 2023 (Pasal 45) dan berlaku sejak diundangkan (Pasal 46). Teksnya tidak memuat kata “study tour” atau “karyawisata”.

Maknanya bagi panitia: aturan tata tertib, kode etik, dan SOP sekolah yang disusun menurut Pasal 11 dan 13 tidak berhenti di pagar sekolah. Pasal 3 ayat 2 menyebut empat aspek, yaitu spiritual, pelindungan fisik, pelindungan psikologis atau sosiokultural, serta keadaban dan keamanan digital. Pasal 22 sampai 26 mengatur penanganan pelanggaran. Jadi perundungan, kekerasan, dan pelecehan selama perjalanan tetap termasuk ranah penanganan sekolah. Rincian TPPK ada di artikel TPPK sekolah dan Pokja BSAN.

Bagaimana aturan daerah memengaruhi study tour?

Aturan daerah sangat beragam dan bisa berubah dalam hitungan bulan, jadi yang aman adalah memperlakukan edaran dinas setempat sebagai syarat pertama. Dua contoh di bawah menunjukkan rentangnya.

Contoh 1: Provinsi Jawa Barat. Surat Edaran Gubernur Jawa Barat Nomor 45/PK.03.03/KESRA tanggal 6 Mei 2025 pada angka 3 melarang piknik yang dibungkus study tour dan menambah beban orang tua; kegiatan diganti dengan kegiatan berbasis inovasi. Angka 4 melarang wisuda dan perpisahan yang membebani orang tua. Angka 10 mencabut tiga surat edaran sebelumnya: SE 64/PK.01/KESRA tanggal 12 Mei 2024, SE 42/PK.03.04/KESRA tanggal 30 April 2025, dan SE 43/PK.03.04/KESRA tanggal 2 Mei 2025. Karena SE ini sudah menggantikan beberapa edaran lama, sekolah di Jawa Barat perlu memastikan versi mana yang saat ini dipakai dinas. Status SE 45/2025 per Oktober 2026 tidak kami periksa di sumber resmi; tanyakan ke dinas pendidikan provinsi.

Contoh 2: Kabupaten Kebumen. Menurut pemberitaan Kebumen Ekspres tanggal 21 Oktober 2026, Dinas Pendidikan, Kepemudaan, dan Olahraga Kebumen menerbitkan petunjuk teknis Nomor 400.3/5629 tentang pembelajaran di luar satuan pendidikan untuk PAUD sampai SMP, sanggar belajar, dan PKBM. Pemberitaan itu menyebut study tour pada dasarnya tidak dilarang, tetapi ada syarat berjenjang: kegiatan di dalam kabupaten dulu sebelum keluar daerah, dengan batas wilayah tujuan yang berbeda untuk PAUD dan SD dibanding SMP. Pembiayaan dari pemerintah atau sekolah masuk RAPBS, sedangkan biaya personal disepakati bersama komite dan wali murid, dan sekolah mengupayakan keikutsertaan semua murid tanpa diskriminasi. Kami membaca ini dari berita, bukan dari dokumen juknis; jangan jadikan bahannya rujukan hukum.

Dua contoh itu memperlihatkan pola: ada daerah yang membatasi, ada yang mengatur syarat. Keduanya menyentuh hal yang sama, yaitu biaya dan keselamatan.

Bolehkah sekolah memungut biaya study tour dari orang tua?

Itu bergantung pada jenis sekolah dan aturan pungutan yang berlaku, jadi tidak ada jawaban tunggal. Pada SD dan SMP negeri, pungutan dibatasi Permendikbud 44 Tahun 2012 (Pasal 9 ayat 1 melarang memungut pada SD dan SMP negeri, dan Pasal 11 menyatakan pungutan tidak boleh dibebankan pada murid yang tidak mampu), sedangkan sumbangan bersifat sukarela. Ringkasan pasal-pasal itu ada di artikel pungutan dan sumbangan sekolah. Periksa juga apakah edaran daerah menyebut batas biaya atau tata cara kesepakatan.

Saran praktik untuk panitia:

1. Tulis rincian biaya per komponen (transportasi, konsumsi, tiket, asuransi perjalanan, pendamping) dan tunjukkan kepada orang tua sebelum kesepakatan.
2. Rapat dengan komite sekolah dan catat notulennya. Keputusan sepihak dari sekolah lebih mudah dipersoalkan.
3. Siapkan jalur bagi murid yang tidak mampu atau tidak ikut, misalnya kegiatan pengganti di sekolah, tanpa ancaman nilai atau rapor.
4. Jangan jadikan pelunasan iuran study tour sebagai syarat memperoleh rapor, ijazah, atau layanan belajar.
5. Bila ada subsidi silang atau sponsor, catat sumbernya, dan pastikan dana yang masuk ke rekening sekolah tercatat di pembukuan.

Bagaimana memastikan bus dan penyedia perjalanan memenuhi syarat?

UU 22 Tahun 2009 memberi dua dasar yang bisa dicek panitia: uji berkala kendaraan dan izin penyelenggaraan angkutan orang tidak dalam trayek. Pasal 53 ayat 1 mewajibkan uji berkala bagi mobil penumpang umum dan mobil bus yang dioperasikan di jalan; ayat 2 meliputi pemeriksaan dan pengujian fisik serta pengesahan hasil uji. Pasal 54 menyebut pengujian mencakup persyaratan teknis dan laik jalan, dan ayat 5 menyebut bukti lulus uji berkala berupa kartu uji dan tanda uji. Pasal 151 huruf c menggolongkan angkutan orang untuk keperluan pariwisata sebagai angkutan tidak dalam trayek, dan Pasal 173 ayat 1 huruf b mewajibkan perusahaan angkutan umum memiliki izin penyelenggaraan angkutan orang tidak dalam trayek. Pasal 308 huruf b memuat ketentuan pidana bagi pengemudi kendaraan bermotor umum yang tidak memiliki izin tersebut.

Kami membaca salinan UU 22/2009 dari JDIH BPK; perubahan setelahnya tidak kami periksa, jadi cek versi terkini bila ada perubahan.

Daftar periksa sebelum menandatangani kontrak (saran praktik):

• Salinan kartu uji berkala yang masih berlaku untuk setiap bus, termasuk nomor polisi.
• Salinan izin penyelenggaraan angkutan orang tidak dalam trayek dari perusahaan.
• Nama dan nomor kontak perusahaan serta pengemudi, dan rencana pergantian pengemudi pada perjalanan panjang.
• Asuransi penumpang, bila disediakan penyedia, beserta nomor polis.
• Rute, titik istirahat, dan jam tiba, yang dikirim ke dinas dan orang tua.
• Rencana cadangan bila bus mengalami kerusakan atau cuaca ekstrem.

Cara memverifikasi uji berkala di daerah berbeda-beda (misalnya melalui dinas perhubungan). Kami tidak menemukan prosedur verifikasi resmi satu pintu yang berlaku nasional di sumber yang kami baca.

Dokumen apa yang disiapkan sebelum berangkat?

Surat tugas dan izin tertulis adalah dua dokumen pokok, ditambah berkas yang membuktikan sekolah sudah berhitung soal risiko. Tidak ada daftar nasional yang baku; daftar di bawah adalah saran praktik, dan disesuaikan dengan edaran dinas.

Dokumen	Isi pokok	Disimpan oleh
Proposal atau rencana kegiatan	Tujuan pembelajaran, tempat, jadwal, biaya, pendamping, penyedia perjalanan	Panitia dan TU
Persetujuan komite dan rapat orang tua	Notulen, daftar hadir, kesepakatan biaya	TU
Izin atau surat pemberitahuan ke dinas	Sesuai edaran daerah	TU
Surat izin orang tua	Tanda tangan, kontak darurat, kondisi kesehatan, persetujuan foto	Wali kelas
Daftar peserta dan pendamping	Nama, kelas, nomor kontak, pembagian rombongan	Panitia
Bukti kendaraan dan penyedia	Uji berkala, izin, kontrak, asuransi	TU
Laporan kegiatan	Realisasi, kejadian penting, evaluasi	Panitia dan kepala sekolah

Penomoran surat dan pengarsipan mengikuti pola di artikel persuratan dan arsip sekolah. Untuk murid yang mengikuti kegiatan di luar jam belajar atau mendapat dispensasi, lihat izin sakit dan dispensasi siswa.

Bagaimana menangani data murid, kesehatan, dan kontak darurat?

Data murid yang dibawa ke perjalanan adalah data pribadi, jadi kumpulkan seperlunya dan batasi siapa yang memegangnya. UU 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menjadi dasar kehati-hatian itu; pembahasan penerapannya di sekolah ada di artikel pelindungan data pribadi siswa.

Saran praktik:

• Kumpulkan hanya nama, kelas, kontak orang tua atau wali, alergi, penyakit bawaan yang relevan, dan obat yang dibawa.
• Pegang satu salinan daftar di panitia dan satu di pendamping per rombongan; jangan bagikan ke banyak grup.
• Pastikan setiap pendamping memegang kontak darurat sekolah dan kepala sekolah.
• Hapus atau kembalikan berkas kesehatan setelah kegiatan selesai bila sudah tidak diperlukan.
• Siapkan pesan singkat baku untuk kejadian darurat, sehingga orang tua menerima kabar yang konsisten. Pola komunikasi tersedia di komunikasi sekolah dan orang tua.

Untuk kesiapan kedaruratan umum, termasuk data murid saat bencana, lihat data darurat siswa dan SPAB.

Bagaimana mencatat kehadiran dan laporan setelah kegiatan?

Catat peserta pada saat berangkat, di setiap titik istirahat, dan saat kembali, karena itu satu-satunya cara memastikan tidak ada murid yang tertinggal. Format hitungan kepala sebaiknya sederhana: nama, jam, nama pencatat. Setelah pulang, murid yang tidak ikut dicatat menurut presensi harian dan dipastikan mendapat layanan belajar.

Laporan kegiatan memuat realisasi biaya, kejadian penting (sakit, kecelakaan, kehilangan), dan bahan evaluasi. Saran praktik: evaluasi tujuan pembelajaran, bukan hanya kelancaran perjalanan. Kegiatan yang tidak punya hubungan yang jelas dengan pembelajaran paling mudah dipersoalkan orang tua dan dinas.

Apa kesalahan umum dalam menyelenggarakan study tour?

1. Mengandalkan kabar dari media atau grup, bukan edaran tertulis dari dinas setempat.
2. Menyewa bus tanpa meminta bukti uji berkala dan izin angkutan orang tidak dalam trayek.
3. Menetapkan biaya sepihak tanpa komite dan tanpa rincian komponen.
4. Mengaitkan pelunasan dengan rapor atau layanan belajar.
5. Memakai izin lisan atau pesan singkat tanpa kontak darurat dan data kesehatan.
6. Membawa murid dengan jumlah pendamping yang tidak sebanding dengan rombongan, tanpa pembagian tugas.
7. Mengarsipkan berkas setelah kejadian, bukan sebelum berangkat.
8. Tidak menyiapkan jalur bagi murid yang tidak ikut.

Ketentuan apa yang diperiksa per Oktober 2026?

Kami memeriksa tiga hal pada Oktober 2026. Hasilnya menunjukkan bahwa dasar hukum nasional untuk study tour terbatas dan sisanya diatur daerah.

Ketentuan	Yang kami periksa	Temuan
Pedoman nasional khusus study tour	Laman Kemendikdasmen dan JDIH BPK	Tidak ditemukan di sumber resmi yang kami periksa
Permendikdasmen 6/2026	Salinan PDF dan JDIH BPK	Berlaku sejak diundangkan; Pasal 9 huruf b menjangkau lokasi pembelajaran di luar sekolah
UU 22/2009	Salinan PDF JDIH BPK	Pasal 53, 54, 151, 173, dan 308 dipakai di artikel ini; perubahan setelahnya tidak kami periksa
SE Gubernur Jawa Barat 45/PK.03.03/KESRA (6 Mei 2025)	Salinan PDF JDIH Jawa Barat	Dibaca isi dan pencabutan edaran lama; status Oktober 2026 tidak kami periksa
Juknis Disdikpora Kebumen 400.3/5629	Pemberitaan 21 Oktober 2026	Dibaca dari berita, bukan dokumen asli

Aturan daerah lain, termasuk edaran dinas di provinsi atau kabupaten Anda, tidak kami periksa dan perlu dicek langsung.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak punya modul perencanaan study tour dan tidak menggantikan izin dinas atau proses pengadaan bus. Modul yang paling dekat adalah presensi mandiri dengan QR atau geolokasi, yang rekap hariannya dapat dipakai sekolah sebagai catatan kehadiran murid pada hari kegiatan, serta modul SPP dengan portal wali murid bila sekolah memakainya untuk menagih iuran yang disepakati. Hak akses per peran membantu membatasi siapa yang bisa melihat data murid yang dibawa panitia. Jika ingin melihatnya, jadwalkan demo.