Ijazah Hilang atau Rusak: SKPI, Legalisir, dan Verifikasi

Permintaan seperti “Pak, ijazah saya hilang” atau “tolong legalisir lima lembar” datang ke tata usaha sepanjang tahun, sering dari alumni yang lulus belasan tahun lalu. Jawabannya bergantung pada kapan ijazah itu terbit, apakah sekolah masih aktif, dan apakah data lulusan masih ada. Artikel ini merangkum alurnya menurut Permendikbudristek 58/2024 dan Kepmendikdasmen 177/2026, serta apa yang perlu disiapkan operator. Proses penerbitan ijazah baru dibahas di penerbitan ijazah dan SKL, sedangkan cara menyimpan berkas pindai ada di buku induk siswa dan cadangan data dan arsip digital. Status aturan per Oktober 2026.

Dokumen apa saja yang dikenal untuk mengganti atau membetulkan ijazah?

Ada tiga kategori pembaruan untuk ijazah mulai tahun ajaran 2024/2025 dan dua jenis surat keterangan untuk ijazah sebelumnya. Permendikbudristek 58/2024 Pasal 10 ayat (1) menyebut pembaruan ijazah dan transkrip nilai terdiri atas penerbitan perbaikan, penerbitan ulang, dan pencetakan ulang, semuanya atas permohonan pemilik (ayat 2). Pasal 18 ayat (1) menyebut surat keterangan atas ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025 terdiri atas surat keterangan kesalahan penulisan ijazah (SKKPI) dan surat keterangan pengganti ijazah (SKPI).

Situasi	Ijazah terbit mulai TA 2024/2025	Ijazah terbit sebelum TA 2024/2025
Salah tulis pada ijazah	Perbaikan ijazah dengan nomor ijazah nasional baru (Pasal 11)	SKKPI, menjadi lampiran ijazah (Pasal 19 ayat 3)
Ijazah hilang atau rusak	Terbit ulang dengan nomor sama dari hasil pindai (Pasal 13), atau cetak ulang bila dokumen elektronik masih ada (Pasal 15)	SKPI, bernilai sama dengan ijazah (Pasal 21 ayat 4)
Butuh fotokopi sah	Pengesahan fotokopi oleh sekolah bila perlu (Pasal 17)	Pengesahan oleh sekolah yang menerbitkan (Pasal 24 ayat 1)

Kedua kolom sering tertukar. Patokannya tahun ajaran terbit ijazah, bukan tahun alumni mengajukan permohonan.

Bagaimana ijazah yang terbit mulai tahun ajaran 2024/2025 diterbitkan ulang?

Sekolah menerbitkan ulang ijazah dari hasil pindai yang sudah ditatausahakan, bila ijazah bertanda tangan basah rusak atau hilang. Menurut Permendikbudristek 58/2024 Pasal 13 ayat (1) dan (2), untuk ijazah yang disahkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, penerbitan ulang baru dilakukan bila ijazahnya rusak atau hilang dan dokumen elektroniknya juga hilang. Jika dokumen elektronik masih ada, cukup dicetak ulang oleh pemilik atau sekolah (Pasal 15). Nomor ijazah nasional tetap sama dengan ijazah awal (Pasal 13 ayat 3), dan ijazah memuat keterangan penerbitan ulang (ayat 4).

Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran I huruf G merinci alurnya. Pemilik mengajukan permohonan kepada kepala satuan pendidikan aktif; sekolah memeriksa, dan bila setuju meneruskannya ke dinas pendidikan untuk pemeriksaan dan persetujuan. Setelah disetujui, Pusdatin memproses draf, lalu sekolah memilih metode pengesahan, mengisi tanggal penandatanganan, dan mengunduh draf. Yang menandatangani adalah kepala sekolah yang menjabat saat penerbitan ulang (Pasal 13 ayat 5), bukan kepala pada tahun lulus. Perbaikan karena salah tulis berjalan serupa tetapi memakai nomor ijazah nasional baru dan mencantumkan keterangan kesalahan serta hasil perbaikan (Lampiran I huruf F).

Karena penerbitan ulang bergantung pada hasil pindai, sekolah yang tidak menyimpan pindai ijazah tidak punya dasar untuk memprosesnya. Kewajiban penyimpanan ini ada di Pasal 8 ayat (2).

Bagaimana alur SKPI untuk ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025?

SKPI diterbitkan oleh sekolah penerbit atas permohonan pemilik, dengan persyaratan dokumen yang tegas. Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran III huruf B butir 1 menyebut permohonan disertai: (1) ijazah rusak yang tidak dapat dibaca sebagian atau seluruhnya, atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat bila ijazah hilang; (2) akta kelahiran; (3) KTP atau KK; dan (4) surat pernyataan tanggung jawab mutlak. Bila nama di KTP atau KK berubah, pemilik wajib melampirkan salinan sah penetapan pengadilan.

Isi SKPI diatur Pasal 21 ayat (2) Permendikbudristek 58/2024: nama satuan pendidikan, nomor ijazah, nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua atau wali, nomor induk siswa atau NISN, tahun ajaran penerbitan, tempat dan tanggal penerbitan SKPI, serta nama dan tanda tangan kepala sekolah. Ayat (3) menyebut nomor ijazah dan nomor induk yang tidak diketahui tidak perlu dicantumkan, sehingga alumni lama yang kehilangan nomor tidak otomatis ditolak. Formatnya diunduh dari sistem (Pasal 22 ayat 1).

Ada satu langkah yang sering terlewat: bila SKPI menggantikan ijazah yang rusak, sekolah wajib memusnahkan ijazah rusak itu (Pasal 21 ayat 5). Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran III huruf B butir 2 menambahkan bahwa pemusnahan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani kepala satuan pendidikan, pemilik ijazah, dan dua saksi dari satuan pendidikan, dilakukan saat SKPI diterima pemilik. Bila sekolah sudah ditutup, berita acara ditandatangani kepala dinas pendidikan, pemilik ijazah, dan dua saksi dari dinas.

Siapa yang melayani bila sekolah sudah ditutup, digabung, atau berganti nama?

Permohonan ditujukan ke pihak penerus sekolah, bukan ditolak. Lampiran III Kepmendikdasmen 177/2026 mengatur: sekolah yang masih aktif menerima langsung; sekolah hasil penggabungan melayani permohonan untuk sekolah yang digabung; sekolah dengan nomenklatur baru melayani permohonan untuk nama lama; kepala dinas pendidikan menerbitkan untuk sekolah yang telah ditutup; sedangkan Sekolah Indonesia di Luar Negeri, penyelenggara pendidikan kesetaraan di luar negeri, dan Satuan Pendidikan Kerja Sama punya jalur pejabat sendiri. Pasal 9 Permendikbudristek 58/2024 mewajibkan sekolah yang ditutup menyerahkan hasil pindai ke Dinas atau Kementerian, sehingga datanya dapat dirujuk.

Pengaturan pendidikan kesetaraan: bila ijazahnya diterbitkan dinas pendidikan, permohonan ditujukan ke kepala dinas yang bersangkutan (Lampiran III huruf B butir 1 huruf e).

Bagaimana pengesahan fotokopi (legalisir) dilakukan?

Istilah resmi dalam aturan adalah pengesahan fotokopi, sedangkan “legalisir” adalah sebutan sehari-hari. Permendikbudristek 58/2024 Pasal 17 ayat (1) menyatakan ijazah dan transkrip nilai dapat difotokopi tanpa pengesahan, sehingga sekolah tidak perlu menganggap semua fotokopi harus dicap. Pasal 17 ayat (2) menyebut pengesahan oleh satuan pendidikan dapat dilakukan untuk memenuhi syarat melanjutkan pendidikan atau bekerja.

Untuk ijazah sebelum tahun ajaran 2024/2025, serta SKPI dan SKKPI, Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran III huruf C mengatur langkah berikut:

1. Pemilik mengajukan permohonan kepada sekolah penerbit atau penerusnya, dengan menunjukkan dokumen asli (ijazah, SKPI, atau SKKPI) dan KTP atau KK. Untuk SKKPI, ijazah asli juga ditunjukkan.
2. Bila nama di KTP atau KK berubah, lampirkan salinan sah penetapan pengadilan.
3. Kepala sekolah memverifikasi dokumen, lalu mengesahkan fotokopi berdasarkan hasil verifikasi.
4. Bila data pemohon tidak ada di sekolah, kepala sekolah memverifikasi ke dinas pendidikan atau Kemendikdasmen sesuai kewenangan.
5. Bila data tetap tidak ditemukan, pemilik menghadirkan paling sedikit dua saksi.

Pemohon yang tidak lagi berdomisili di tempat sekolah asal dapat mengajukan kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk, yang bekerja berdasarkan data Kemendikdasmen (huruf C butir 1 huruf i). Teks Kepmen ini tidak memuat batas waktu layanan atau tarif; keduanya tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca.

Apa syarat saksi bila data lulusan tidak ditemukan?

Saksi harus membuktikan alasan pengetahuannya dan menandatangani surat pernyataan. Lampiran III Kepmendikdasmen 177/2026 mensyaratkan paling sedikit dua saksi yang mengetahui bahwa pemilik ijazah adalah peserta didik dan lulus dari satuan pendidikan yang bersangkutan. Bukti alasan pengetahuan berupa ijazah atau laporan hasil belajar yang diperoleh saksi dari sekolah itu pada tahun yang bersangkutan, atau surat keterangan atau dokumen lain yang membuktikan saksi pegawai sekolah itu pada tahun yang bersangkutan. Surat pernyataan saksi menyebut bahwa keterangan itu benar dan saksi bersedia menerima sanksi hukum bila terbukti tidak benar.

Saran praktik: siapkan formulir pernyataan saksi berbahasa baku dan catat nomor identitas saksi di berkas permohonan. Kepmen tidak meminta salinan identitas saksi; ini hanya cara menelusuri kembali bila ada sengketa.

Bagaimana verifikasi keabsahan ijazah dilakukan?

Dua jalur berlaku, tergantung tahun terbit. Untuk ijazah yang terbit mulai tahun ajaran 2024/2025, nomor ijazah nasional 15 digit dapat diverifikasi lewat laman ijazah.pendidikan.go.id yang dikelola Kemendikdasmen, dan kode QR boleh dicantumkan pada ijazah (Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran I). Panduan Dasbor Ijazah 2026 menyebut dasbor ini dikembangkan sebagai laman publik yang menampilkan validitas data. Untuk ijazah sebelumnya, verifikasi dilakukan oleh kepala sekolah, kepala dinas pendidikan, atau Menteri sesuai kewenangan sebagai bagian dari penerbitan SKPI, SKKPI, atau pengesahan fotokopi (Lampiran III).

Pihak ketiga seperti perguruan tinggi atau pemberi kerja yang meminta konfirmasi sekolah bisa datang lewat surat. Prosedur baku untuk permintaan verifikasi dari pihak ketiga tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca, jadi tata usaha sebaiknya memperlakukannya sebagai persuratan biasa: catat di buku agenda dan jawab berdasarkan arsip sekolah. Cara mengelolanya ada di persuratan dan arsip sekolah. Karena arsip ini memuat data pribadi, batasi siapa yang boleh mengakses (lihat pelindungan data pribadi siswa).

Apakah layanan ini boleh dipungut biaya?

Pungutan biaya penerbitan ijazah dilarang; untuk pengesahan fotokopi dan SKPI, larangan eksplisit tidak ditemukan. Kepmendikdasmen 177/2026 Lampiran I huruf I angka 3 melarang pungutan biaya penerbitan ijazah kepada peserta didik, dan angka 1 serta 2 menyebut biaya menjadi tanggung jawab satuan pendidikan yang dapat bersumber dari BOSP. Permendikdasmen 8/2026 pada Lampiran I memasukkan “pencetakan ijazah dan pengesahan fotokopi ijazah” ke dalam komponen pelaksanaan administrasi kegiatan satuan pendidikan, yaitu pembiayaan yang dapat diambil dari BOSP reguler. Artinya, sekolah punya jalur pembiayaan resmi; sebelum menarik biaya dari alumni, bandingkan dengan pungutan dan sumbangan sekolah dan ikuti pedoman dinas daerah.

Apa daftar periksa layanan ijazah alumni?

1. Tentukan tahun ajaran terbit ijazah, lalu pilih jalur: perbaikan atau terbit ulang (mulai TA 2024/2025) atau SKKPI dan SKPI (sebelumnya).
2. Cek dokumen: ijazah rusak atau surat kehilangan polisi, akta kelahiran, KTP atau KK, SPTJM, dan penetapan pengadilan bila nama berubah.
3. Cari data lulusan di arsip: buku induk, leger, pindai ijazah, dan Dapodik.
4. Bila tidak ada, ajukan verifikasi ke dinas atau Kemendikdasmen, baru siapkan saksi.
5. Siapkan berita acara pemusnahan bila ijazah rusak diganti SKPI.
6. Catat permohonan dan hasilnya, simpan pindai SKPI atau SKKPI (Pasal 23 Permendikbudristek 58/2024).
7. Saran praktik: tetapkan satu orang penanggung jawab dan satu buku register permintaan supaya riwayat tiap alumni dapat ditelusuri.

Apa kesalahan umum dalam layanan ijazah alumni?

• Menerbitkan SKPI untuk ijazah mulai tahun ajaran 2024/2025, padahal jalurnya penerbitan ulang lewat sistem.
• Mengesahkan fotokopi tanpa menunjukkan dokumen asli dan KTP atau KK.
• Mengesahkan tanpa verifikasi, padahal data pemohon belum dicek di arsip.
• Tidak membuat berita acara pemusnahan untuk ijazah rusak, atau membiarkan ijazah rusak tetap beredar.
• Menolak alumni karena nomor ijazah atau NISN tidak diketahui. Pasal 21 ayat (3) mengizinkan unsur itu dikosongkan.
• Tidak menyimpan pindai, sehingga penerbitan ulang tidak bisa diproses.
• Menahan layanan karena alumni memiliki tunggakan lama. Tunggakan tidak disebut sebagai syarat dalam persyaratan yang dibaca.

Ketentuan apa yang diperiksa per Oktober 2026?

Per Oktober 2026 yang kami periksa: Permendikbudristek 58/2024 berstatus Berlaku di JDIH BPK dan mencabut Permendikbud 29/2014 serta 14/2017 (Pasal 25), sehingga tata cara pengesahan fotokopi dan SKPI lama tidak lagi menjadi rujukan. Kepmendikdasmen 177/2026 yang ditetapkan 8 Juni 2026 menjadi pedoman teknisnya; teksnya kami baca dari salinan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT, dan status di JDIH tidak kami temukan. Permendikdasmen 8/2026 kami baca untuk komponen pembiayaan.

Tidak ditemukan di sumber resmi: tarif atau larangan khusus untuk legalisir dan SKPI, batas waktu layanan, serta prosedur baku verifikasi dari pihak ketiga. Ikuti edaran dinas pendidikan setempat bila ada.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak menggantikan Dapodik maupun sistem ijazah Kementerian, dan tidak menerbitkan atau mengesahkan ijazah. Modul yang paling dekat adalah pengelolaan data siswa: impor Dapodik dengan pratinjau membantu menjaga NISN, nama, dan tanggal lahir tetap konsisten, dan hak akses per peran membatasi siapa yang boleh melihat data alumni. Jika ingin melihat alurnya pada data sekolah Anda, jadwalkan demo.