Buku Kas Umum Bendahara Sekolah: Buku Wajib dan Tutup Buku

Ketika auditor atau dinas meminta pertanggungjawaban dana BOS, dokumen pertama yang dicari hampir selalu sama: buku kas umum. Buku itu menunjukkan setiap rupiah yang masuk dan keluar dari rekening sekolah, berurutan menurut tanggal, lengkap dengan bukti. Artikel ini membaca ketentuan pembukuan bendahara dalam Permendagri Nomor 3 Tahun 2023, menjelaskan hubungannya dengan fitur BKU di ARKAS 4, dan menyusun langkah penutupan buku bulanan. Untuk alur laporan realisasi ke Kementerian, lihat pelaporan realisasi BOSP di ARKAS.

Apa dasar hukum buku kas umum bendahara dana BOS?

Dasar hukumnya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2023 tentang Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan pada Pemerintah Daerah, yang diundangkan 2 Maret 2023 dan mencabut Permendagri Nomor 24 Tahun 2020 (Pasal 66). Pasal 31 ayat (1) menyatakan penerimaan dan belanja yang bersumber dari Dana BOS, Dana BOP PAUD, dan Dana BOP Kesetaraan dicatat oleh bendahara pada buku kas umum dan buku pembantu.

Perlu dipahami cakupannya. Permendagri ini mengatur pengelolaan dana BOSP sebagai bagian dari keuangan daerah. Bab III, tempat Pasal 31 berada, mengatur pengelolaan pada satuan pendidikan negeri. Untuk satuan pendidikan swasta, Pasal 11 sampai 15 mengatur pengelola keuangan hibah Dana BOSP, dan Pasal 15 menugaskan bendahara mencatat penerimaan dan belanja hibah itu pada buku kas umum dan buku pembantu serta menyampaikannya setiap bulan.

Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang petunjuk teknis BOSP tidak memuat istilah buku kas umum di batang tubuhnya; pasal-pasalnya berbicara tentang penatausahaan melalui sistem aplikasi Kementerian (Pasal 62) dan, pada Lampiran II huruf B, pencatatan setiap penggunaan dana dengan bukti pendukung. Karena itu ada dua lapisan yang berjalan berdampingan: aturan keuangan daerah (Permendagri) dan aplikasi penatausahaan Kementerian (ARKAS).

Siapa bendahara dan penanggung jawab dalam pembukuan ini?

Bendahara adalah pegawai ASN yang ditetapkan kepala daerah, dan penanggung jawab adalah kepala satuan pendidikan negeri (Permendagri 3/2023 Pasal 8 dan Pasal 9). Pasal 9 ayat (1) dan (2) menyebut bendahara berasal dari tenaga kependidikan nonguru berstatus ASN, atau bila tidak tersedia dari guru berstatus ASN. Bila keduanya tidak ada, kepala daerah menugaskan kepala satuan pendidikan negeri merangkap sebagai bendahara (Pasal 9 ayat 4).

Tugas bendahara menurut Pasal 10 ayat (2) untuk kabupaten/kota meliputi: menerima dan menyimpan uang dan bukti penyaluran dana, mencatat penerimaan dan belanja pada buku kas umum dan buku pembantu, membayar belanja, menerima dan menyimpan bukti pertanggungjawaban, menyampaikan buku kas umum dan buku pembantu setiap bulan, menyusun laporan realisasi, menyiapkan surat pertanggungjawaban mutlak, dan memungut serta menyetorkan pajak sesuai peraturan perundang-undangan.

Pasal 30 menambahkan sisi pengujian pembayaran: bendahara meneliti kelengkapan dokumen pembayaran beserta bukti transaksinya, menguji kebenaran perhitungan tagihan, dan menguji ketersediaan dana. Bila syarat itu tidak terpenuhi, bendahara menolak permintaan pembayaran, dan bendahara bertanggung jawab atas pembayaran yang dilaksanakannya (ayat 2 dan 3).

Buku pembantu apa saja yang harus ada?

Ada lima buku pembantu: kas, bank, panjar, pajak, dan buku pembantu per subrincian objek belanja (Permendagri 3/2023 Pasal 31 ayat 2). Format buku kas umum dan buku pembantu tercantum dalam lampiran peraturan itu (Pasal 31 ayat 4).

Gambaran fungsinya, sebagai penjelasan kerja dan bukan kutipan peraturan:

Buku	Fungsi kerja
Buku kas umum	Catatan kronologis semua penerimaan dan pengeluaran
Buku pembantu kas	Mutasi uang tunai yang dipegang bendahara
Buku pembantu bank	Mutasi saldo rekening sekolah, dicocokkan dengan rekening koran
Buku pembantu panjar	Uang muka kegiatan yang belum dipertanggungjawabkan
Buku pembantu pajak	Pajak yang dipotong atau dipungut, disetor, dan nomor transaksinya
Buku pembantu per subrincian objek belanja	Realisasi per rincian belanja terhadap anggaran

Kolom isinya mengikuti lampiran Permendagri 3/2023 dan format dari dinas daerah. Artikel ini tidak menyalin format itu karena dapat disesuaikan di tingkat daerah; mintalah format terbaru dari dinas pendidikan.

Kapan buku ditutup dan apa yang harus dilampirkan?

Buku kas umum dan buku pembantu ditutup setiap akhir bulan (Permendagri 3/2023 Pasal 31 ayat 3). Penutupan itu ditandatangani bendahara dan penanggung jawab dengan melampirkan bukti belanja yang sah dan lengkap sesuai peraturan perundang-undangan (Pasal 32 ayat 1 dan 2).

Dari buku yang sudah ditandatangani, bendahara menyusun laporan realisasi penerimaan dan belanja (Pasal 32 ayat 3). Isinya jumlah anggaran, realisasi anggaran, dan sisa dana (Pasal 33 ayat 2). Laporan itu disampaikan kepada kepala satuan pendidikan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya (Pasal 32 ayat 4). Kepala satuan pendidikan lalu menyampaikan laporan bulanan ke kepala SKPD melalui bendahara pengeluaran SKPD (Pasal 34 ayat 1 dan 2), dilampiri surat pernyataan tanggung jawab mutlak dan rekapitulasi pembelian barang milik daerah setiap bulan, paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya (Pasal 34 ayat 3).

Artinya pembukuan bulan Oktober 2026 dikunci menjelang 5 November 2026. Sekolah yang membaca artikel ini pada awal November perlu memastikan buku September dan Oktober sudah ditutup dan ditandatangani.

Bagaimana dengan rekonsiliasi bulanan?

Rekonsiliasi atas penerimaan dan belanja pada rekening satuan pendidikan dilakukan oleh bendahara pengeluaran SKPD dan PPK SKPD di tingkat dinas (Permendagri 3/2023 Pasal 6 dan Pasal 7). Pasal 7 ayat (1) huruf c dan ayat (2) huruf c menyebutnya rekonsiliasi atas penerimaan dan belanja serta sisa dana pada rekening satdik, dari masing-masing satuan pendidikan.

Peraturan itu tidak menetapkan prosedur rekonsiliasi internal sekolah antara BKU dan rekening koran. Meski begitu, urutan kerja yang masuk akal sebelum buku ditutup adalah mencocokkan saldo BKU dengan saldo bank dan kas tunai pada akhir bulan, dan menelusuri setiap selisih sebelum tanda tangan. Panduan Rumah Pendidikan mendukung semangat itu: pencatatan tarik tunai harus sesuai dengan riwayat tarik tunai di bank, pencatatan setor tunai harus sesuai dengan riwayat setor, dan nominal tarik tidak boleh melebihi saldo rekening. Langkah rekonsiliasi internal ini adalah praktik yang disarankan, bukan kewajiban yang ditemukan di peraturan.

Bagaimana BKU di ARKAS 4 memetakan pembukuan ini?

BKU di ARKAS 4 dipakai untuk mencatat setiap transaksi realisasi penggunaan dana BOSP, dari pencatatan keuangan sekolah, bank, hingga perpajakannya, dan menjadi acuan pelaporan (Rumah Pendidikan). Panduan itu meminta sekolah mengaktifkan BKU di awal setiap bulan, mengisinya secara kronologis, dan melakukan Tutup BKU di akhir bulan atau setelah selesai mencatat realisasi bulan itu.

Fitur yang disebut panduan Rumah Pendidikan:

• Dana tersedia, yaitu dana BOSP yang sudah diterima.
• Tarik tunai dan setor tunai, dengan saldo tunai dan nontunai terpisah.
• Nominal bisa dibelanjakan, sudah dibelanjakan, dan bisa dianggarkan ulang.
• Cetak BKU setelah pengisian selesai.
• Hapus BKU bulan yang sedang dioperasikan, dan Tutup BKU untuk menyelesaikannya.
• Data BKU tersimpan berkala hanya pada perangkat yang dipakai.

Saat Tutup BKU, ARKAS 4 meminta nominal Bunga Bank/Jasa Giro dan Pajak Bunga/Biaya Administrasi (tulis 0 bila tidak ada, dan pajak bunga atau biaya administrasi tidak boleh lebih besar dari bunga). Penutupan memerlukan koneksi internet karena BKU dikirim ke dinas. Bila gagal, tersedia pilihan Tutup Ulang BKU. Soal bunga, Permendagri 3/2023 Pasal 26 ayat (3) menyatakan bunga, jasa giro, atau imbalan lain atas dana yang disimpan di bank penerima BOSP menjadi pendapatan daerah, sehingga perlu dicatat terpisah, sebagaimana kolom khusus yang diminta ARKAS 4 saat Tutup BKU.

Pertanyaan yang tidak terjawab di sumber resmi yang diperiksa: apakah BKU ARKAS 4 menggantikan buku pembantu manual (kas, bank, panjar, pajak, subrincian). Panduan Rumah Pendidikan tidak menyebut buku pembantu sama sekali. Selama dinas belum menyatakan sebaliknya secara tertulis, anggap ARKAS sebagai kewajiban pelaporan aplikasi dan jaga pembukuan sesuai Permendagri sebagaimana diminta dinas.

Bagaimana pencatatan pajak dan sisa dana akhir tahun?

Bendahara wajib memungut dan menyetorkan pajak sesuai peraturan perundang-undangan (Permendagri 3/2023 Pasal 10 ayat 2 huruf m), dan buku pembantu pajak menjadi tempat jejaknya. Di ARKAS 4, status Belum Lapor Pajak tidak menghambat pengisian BKU bulan berikutnya, tetapi panduan Rumah Pendidikan menyebut tenggat lapor bukti setor pajak adalah tanggal 20 bulan berikutnya dan lapor pajak tetap wajib untuk sumber dana APBN. Rincian tarif dan tata caranya ada di artikel pajak belanja dana BOS.

Untuk sisa dana, Permendagri 3/2023 Pasal 36 menyatakan sisa dana pada akhir tahun anggaran dilaporkan kepada PPKD selaku BUD melalui SKPD dan tetap berada di rekening bank satuan pendidikan; pada sekolah negeri sisa itu diakui sebagai SiLPA setelah pelaporan keuangan SKPD direviu aparat pengawas internal (ayat 3 dan 4). Penggunaannya pada tahun berikutnya mengikuti petunjuk teknis BOSP dan diperhitungkan pada penyaluran tahun berikutnya (ayat 5 dan 6). Permendikdasmen 8/2026 Pasal 54 menyelaraskannya: sisa dana dicatat di RKAS terlebih dahulu, divalidasi pemerintah daerah, dan diperhitungkan dalam penyaluran tahun berikutnya. Di ARKAS, panduan Tutup BKU meminta bendahara memeriksa pagu yang tersisa pada Desember karena akan menjadi SiLPA.

Apa kesalahan umum dalam pembukuan bendahara?

Kesalahan yang paling sering menyulitkan pemeriksaan:

• Buku tidak ditutup tepat waktu. Pasal 31 ayat (3) mensyaratkan penutupan setiap akhir bulan, dan laporan jatuh tempo tanggal 5 bulan berikutnya.
• Penutupan tanpa bukti belanja yang sah dan lengkap. Pasal 32 ayat (2) menjadikan lampiran bukti sebagai syarat penutupan.
• Tarik tunai di BKU tidak sama dengan riwayat bank. Panduan Rumah Pendidikan menekankan keduanya harus sinkron.
• Saldo tunai besar tanpa pencatatan setor tunai. Setor tunai adalah cara mengembalikan kelebihan tarik ke rekening sekolah dan harus sesuai riwayat setor.
• Bunga bank tidak dicatat. Kolom bunga dan pajak bunga di ARKAS 4 wajib diisi atau ditulis 0.
• Menghapus tarik tunai yang sudah dipakai. Panduan Rumah Pendidikan hanya mengizinkan penghapusan tarik tunai yang uangnya belum digunakan atau direalisasikan.
• Kelalaian pada pajak. Buku pembantu pajak tidak diperbarui dan NTPN tidak dicatat.
• Pembukuan hanya oleh operator. Penutupan buku ditandatangani bendahara dan penanggung jawab (Pasal 32 ayat 1), jadi tanggung jawabnya tidak bisa dipindahkan.

Apa daftar periksa bendahara untuk tutup buku bulanan?

Daftar periksa berikut dapat dipakai setiap akhir bulan, dengan penyesuaian format dari dinas pendidikan Anda:

1. Pastikan seluruh transaksi bulan itu sudah tercatat kronologis di BKU, termasuk tarik tunai, setor tunai, dan belanja.
2. Cocokkan saldo bank pada BKU dengan rekening koran, dan saldo tunai dengan uang di tangan.
3. Periksa setiap belanja memiliki bukti yang sah dan lengkap, serta pajak sudah dipotong, disetor, dan dicatat NTPN-nya.
4. Isi bunga bank dan pajak bunga atau biaya administrasi, lalu Tutup BKU di ARKAS 4 dengan koneksi internet yang stabil.
5. Cetak BKU dan buku pembantu, lalu tanda tangani bersama penanggung jawab.
6. Susun laporan realisasi penerimaan dan belanja (anggaran, realisasi, sisa dana) dan sampaikan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya.
7. Arsipkan bukti belanja dalam urutan yang sama dengan BKU, bersama dokumen belanja menurut SIPLah dan bukti transaksi belanja BOS.

Ketentuan apa yang diperiksa per Oktober 2026?

Peraturan yang diperiksa adalah Permendagri Nomor 3 Tahun 2023 (status Berlaku di peraturan.go.id, mencabut Permendagri 24/2020), Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 (berlaku sejak 6 Februari 2026), dan panduan BKU ARKAS 4 di Rumah Pendidikan. Yang tidak ditemukan di sumber resmi: pernyataan bahwa BKU ARKAS 4 menggantikan buku pembantu, prosedur rekonsiliasi internal sekolah, dan format lampiran terbaru yang dipakai di daerah Anda. Peraturan kepala daerah atau surat edaran dinas dapat mengatur tambahan, jadi simpan salinannya sebagai acuan arsip.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak menggantikan ARKAS, Dapodik, atau aplikasi pemerintah lainnya, dan tidak dipakai untuk membuat buku kas umum dana BOS. Skolain membantu pada sisi iuran orang tua: pencatatan tarif SPP, tagihan, verifikasi bukti transfer, tunggakan, dan laporan, dengan hak akses per peran agar bendahara dan operator hanya melihat bagian tugasnya. Untuk melihat alurnya, jadwalkan demo.