SPJ dan Arsip Bukti Belanja Sekolah: Kelengkapan, Masa Simpan

Surat pertanggungjawaban (SPJ) bukan sekadar tumpukan kuitansi: ia adalah rangkaian bukti yang menunjukkan bahwa setiap rupiah dibelanjakan menurut rencana, dibayar kepada pihak yang benar, dan barangnya diterima. Artikel ini untuk bendahara, operator, dan kepala sekolah yang perlu tahu bukti apa yang wajib ada, bagaimana menyusunnya, dan berapa lama menyimpannya. Bagian masa simpan sengaja ditulis jujur: ada satu angka yang bisa dipastikan, dan beberapa hal yang tidak ditemukan di sumber resmi. Semua dicek per Oktober 2026.

Apa itu SPJ dan bukti belanja dalam aturan terbaru?

Aturan terbaru memakai istilah pelaporan belanja satuan pendidikan, dan isinya adalah bukti pelaksanaan belanja. Permendikdasmen 15/2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan ditetapkan 17 Juli 2026, berlaku pada tanggal diundangkan, dan Pasal 36 mencabut Permendikbudristek 18/2022 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan. Pasal 11 ayat (1) membagi belanja menjadi empat tahap: persiapan, pemilihan barang atau jasa dan penyedia, pelaksanaan kesepakatan, dan pelaporan.

Pasal 24 ayat (1) mewajibkan setiap pelaksana menyampaikan pelaporan belanja. Istilah “SPJ” sendiri tidak kami temukan sebagai istilah baku di Permendikdasmen 15/2026; di lapangan, SPJ dipakai untuk menyebut berkas pertanggungjawaban yang berisi bukti tersebut, dan juknis lain seperti Permendikdasmen 8/2026 memakai istilah pelaporan dan bukti pendukung. Di artikel ini SPJ berarti berkas bukti belanja per transaksi.

Bukti apa saja yang harus lengkap?

Enam kelompok bukti menurut Pasal 24 ayat (2) Permendikdasmen 15/2026 harus ada untuk setiap belanja. Tabel di bawah menerjemahkannya ke dokumen yang lazim; kolom contoh dokumen adalah saran praktik, bukan kutipan aturan.

Kelompok bukti (Pasal 24 ayat 2)	Contoh dokumen
a. bukti persiapan belanja	Dokumen perencanaan: jumlah, spesifikasi, waktu dan lokasi serah terima, alokasi anggaran, persyaratan penyedia (Pasal 12 ayat 3)
b. bukti hasil pembandingan	Catatan perbandingan harga dan kualitas dari beberapa penyedia
c. bukti negosiasi	Catatan atau berita acara negosiasi
d. bukti kesepakatan belanja	Surat pesanan, perjanjian, atau kesepakatan tertulis
e. bukti pemeriksaan dan penerimaan barang atau jasa	Berita acara serah terima, daftar barang, foto
f. bukti pembayaran	Kuitansi, bukti transfer, mutasi rekening

Pasal 24 ayat (3) memberi kelonggaran penting: bukti dapat berupa dokumen tersendiri atau satu kesatuan dokumen yang berisi dan menjelaskan proses belanja. Artinya satu berita acara dapat memuat perbandingan, negosiasi, dan kesepakatan sekaligus, selama isinya terbaca. Lewat SIPLah, sebagian dokumen dihasilkan sistem; bahasannya ada di SIPLah dan bukti transaksi BOS.

Bagaimana alur pelaporan: aplikasi atau manual?

Pelaporan utama dilakukan lewat sistem aplikasi, dan manual hanya bila aplikasi belum memfasilitasi. Pasal 25 ayat (1) menyebut pelaporan belanja melalui Sistem Informasi Pembelanjaan Satuan Pendidikan yang terintegrasi dengan aplikasi rencana kegiatan dan anggaran yang disediakan Kementerian. Ayat (2) menyebut pelaporan belanja di luar sistem itu disampaikan melalui aplikasi rencana kegiatan dan anggaran. Pasal 26 menyatakan bila aplikasi belum dapat memfasilitasi, pelaporan dapat dilaksanakan secara manual atau melalui media lain yang disediakan Kementerian. Pasal 28 huruf c menyebut sistem informasi bertujuan memfasilitasi dokumentasi bukti yang tertib dan akuntabel.

Untuk dana BOSP, juknis Permendikdasmen 8/2026 Lampiran II huruf B angka 2 menyebut setiap penggunaan dana dicatat lengkap dengan bukti pendukung termasuk dokumentasi pengadaan. Tenggat laporan realisasi dibahas di pelaporan realisasi BOSP di ARKAS.

Bagaimana menyusun berkas SPJ per transaksi?

Satu transaksi, satu berkas, dengan urutan yang sama setiap kali. Langkah berikut saran praktik:

1. Beri nomor transaksi yang sama dengan nomor di buku kas umum.
2. Taruh dokumen perencanaan paling depan, lalu perbandingan, negosiasi, kesepakatan, penerimaan, dan pembayaran.
3. Pastikan tanggal berurutan logis: perencanaan sebelum kesepakatan, kesepakatan sebelum penerimaan, penerimaan sebelum atau bersama pembayaran.
4. Cocokkan nilai di kuitansi, faktur, berita acara, dan buku kas.
5. Lampirkan bukti pajak yang dipotong dan disetor; bahasan jenis pajak ada di pajak belanja dana BOS.
6. Beri paraf pelaksana dan kepala sekolah pada lembar pengantar.
7. Catat lokasi map di indeks arsip.

Pola buku kas yang rapi membuat SPJ mudah ditelusuri; lihat buku kas umum bendahara sekolah. Untuk barang yang menjadi aset, tambahkan ke inventaris sarana prasarana.

Berapa lama bukti belanja harus disimpan?

Tidak ada angka masa simpan yang kami temukan khusus untuk bukti belanja sekolah. Dalam Permendikdasmen 15/2026 dan Permendikdasmen 8/2026 yang kami baca, kata kunci seperti simpan dan arsip tidak memuat angka tahun untuk dokumen belanja. Permendagri 3/2023 Pasal 60 ayat (2) hanya menyebut bukti pengeluaran yang lengkap dan sah disimpan dan dipergunakan oleh penerima hibah selaku objek pemeriksaan, tanpa angka. Juknis revitalisasi (Perdirjen 55/2025) mensyaratkan pernyataan bahwa bukti disimpan, juga tanpa angka yang kami temukan.

Satu angka yang bisa dipastikan berasal dari perpajakan. UU 28/2007 tentang Perubahan Ketiga atas UU 6/1983 Pasal 28 ayat (11) menyatakan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan, termasuk hasil pengolahan data dari pembukuan elektronik, wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia, yaitu di tempat kegiatan atau tempat tinggal wajib pajak orang pribadi, atau di tempat kedudukan wajib pajak badan. Kami membaca teks Pasal 28 ayat (11) langsung di naskah UU 28/2007 dari JDIH BPK, dan tidak menemukan perubahan Pasal 28 dalam UU 7/2021 yang juga kami baca. Perubahan oleh undang-undang lain tidak kami periksa, jadi cek konsolidasi terbaru di pajak.go.id.

Penting dipahami batas angka ini: ia ditujukan kepada wajib pajak. Penerapannya langsung pada bendahara sekolah negeri tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca. Untuk yayasan atau sekolah swasta yang berstatus wajib pajak badan, angka 10 tahun relevan bagi dokumen pembukuan dan pajaknya. Saran praktik yang masuk akal: jadikan 10 tahun sebagai minimum internal bagi bukti yang bersentuhan dengan pajak sampai dinas pendidikan atau yayasan memberi jadwal tertulis yang berbeda.

Siapa yang bertanggung jawab atas berkas SPJ?

Pelaksana belanja wajib menyampaikan pelaporan, dan kepala sekolah menandatangani laporan yang diajukan. Pasal 24 ayat (1) Permendikdasmen 15/2026 menyebut setiap pelaksana wajib menyampaikan pelaporan belanja. Siapa yang ditetapkan sebagai pelaksana di sekolah Anda mengikuti ketentuan pasal pelaku belanja dan surat tugas kepala sekolah; kami tidak menguraikan pembagian jabatannya di sini.

Saran praktik: tuliskan dalam surat tugas siapa yang menyimpan berkas asli, siapa yang mengunggah ke aplikasi, dan siapa yang menjadi cadangan saat bendahara berhalangan. Serah terima berkas saat bendahara berganti dibuatkan berita acara dengan daftar map.

Bagaimana dengan jadwal retensi dan pemusnahan?

Lama simpan arsip ditentukan jadwal retensi arsip, dan sekolah tidak boleh menetapkannya sendiri. Dasarnya UU 43/2009 tentang Kearsipan dan PP 28/2012, yang telah dibahas di persuratan dan arsip sekolah: pemusnahan hanya untuk arsip yang habis retensi dan berketerangan musnah, dengan prosedur dan berita acara. Jadwal retensi nasional khusus sekolah tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca. Peraturan Kepala ANRI 36/2012 tentang jadwal retensi arsip keuangan yang kami baca ditujukan untuk lingkungan ANRI sendiri, sehingga tidak dapat disalin langsung oleh sekolah.

Karena itu, untuk sekolah negeri tanyakan jadwal retensi yang dipakai pemerintah daerah lewat dinas pendidikan, dan untuk sekolah swasta tanyakan kepada yayasan. Pada UU 16/2001 tentang Yayasan Pasal 48 ayat (2), dokumen keuangan yayasan berupa bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan wajib dibuat dan disimpan oleh Pengurus; angka tahun tidak disebut pada pasal itu.

Apa kesalahan umum pada SPJ dan arsip belanja?

Kesalahan umum terjadi karena bukti dikumpulkan setelah transaksi selesai. Daftar ini saran praktik:

• Hanya ada kuitansi, tanpa bukti perencanaan, perbandingan, dan penerimaan barang.
• Tanggal bukti tidak logis, misalnya berita acara penerimaan lebih awal daripada pesanan.
• Nilai di kuitansi berbeda dari buku kas dan rekening koran.
• Berkas disimpan per jenis dokumen, bukan per transaksi, sehingga sulit dirangkai ulang.
• Bukti hanya ada di ponsel bendahara yang kemudian berganti.
• Arsip lama dibuang saat ruangan penuh tanpa berita acara pemusnahan.
• Dokumen asli diserahkan kepada pemeriksa tanpa tanda terima.

Apa daftar periksa SPJ bulanan?

Daftar periksa berikut saran praktik berdasarkan Pasal 24 dan 25 Permendikdasmen 15/2026:

1. Setiap transaksi bulan ini punya nomor dan berkas sendiri.
2. Keenam kelompok bukti pada Pasal 24 ayat (2) ada atau tergabung dalam dokumen yang menjelaskannya.
3. Nilai pada bukti, buku kas, dan rekening koran sama.
4. Pelaporan di aplikasi sudah sesuai dengan berkas fisik.
5. Bukti pajak lengkap.
6. Berkas bulan ini diberi indeks dan disimpan di tempat terkunci.
7. Salinan digital tersimpan di lokasi cadangan.
8. Catatan pertanyaan retensi ke dinas atau yayasan disimpan sebagai bukti kehati-hatian.

Persiapan ini juga yang diminta saat pemeriksaan; lihat pemeriksaan inspektorat dan audit dokumen sekolah.

Ketentuan apa yang diperiksa per Oktober 2026?

Yang diperiksa adalah teks Permendikdasmen 15/2026 (ditetapkan 17 Juli 2026, mencabut Permendikbudristek 18/2022), Permendikdasmen 8/2026 (berlaku sejak 6 Februari 2026), Permendagri 3/2023 Pasal 60, UU 28/2007 Pasal 28 ayat (11), dan UU 7/2021. Kami membaca naskah PDF aslinya dan tidak menemukan pencabutan Permendikdasmen 15/2026 sampai Oktober 2026. Panduan teknis yang masih menyebut Permendikbudristek 18/2022 perlu dibaca dengan kesadaran bahwa aturan itu sudah dicabut.

Hal yang tidak ditemukan di sumber resmi yang kami baca: masa simpan bukti belanja sekolah; jadwal retensi arsip keuangan sekolah; ketentuan apakah salinan digital cukup menggantikan dokumen asli; dan penerapan Pasal 28 ayat (11) UU KUP bagi bendahara sekolah negeri. Untuk semuanya, minta jawaban tertulis dari dinas pendidikan, yayasan, atau kantor pelayanan pajak, dan simpan jawaban itu sebagai bagian arsip.

Bagaimana Skolain membantu

Skolain tidak menggantikan Dapodik, ARKAS, SIPLah, atau aplikasi pemerintah, dan tidak dipakai untuk melaporkan belanja BOSP. Modul yang paling dekat adalah SPP: tarif, tagihan, verifikasi bukti transfer, tunggakan, dan laporan, yang membuat bukti penerimaan iuran dari orang tua terkumpul rapi, serta hak akses per peran agar pencatat dan penyetuju berbeda orang. Berkas bukti belanja pemerintah tetap disimpan dan dilaporkan lewat aplikasi resminya. Bila ingin melihat alurnya, jadwalkan demo.